PERALATAN DAN FORMULIR KANTOR DEPAN
Pada
dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda
tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan
kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih
sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada
sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.
sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada
sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.
a. Peralatan
yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis.
Front office
counter
Counter
adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat
menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.
Room
rack/rak status kamar
Dalam sistem
operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap
saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar & lantai
kamar, untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk
kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack
slip/guest slip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu
yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya
kamar tersebut kosong dan masih kotor sehinga
belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS (Out of Service) atau ONL (Occupied No Luggage)
belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS (Out of Service) atau ONL (Occupied No Luggage)
Information
rack
Rak
informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan
rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan
dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak
ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata
graha.
graha.
Reservation
rack/rak pemesanan kamar
Rak
pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk
menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan
tamu menginap dihotel serta jenis tamu.
Key and Mail
rack/rak kunci kamar dan surat
Rak ini
berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Key & mail rack
ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan
sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar
manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card)
sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk
penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena
setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.
b. Peralatan
yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer
Komputer
Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang
ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel komputer yang digunakan banyak jenis nya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial,Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.
Bill rack
Rak untuk
menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukung)nya, rak ini
disusun berdasarkan nomor kamar tamu.
Safe deposit
box
Safe deposit
box/kotak tempat menyimpan barang berharga milik tamu seperti: passpor,
dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitas penyimpanan ini tidak dikenakan biaya
jika tamu tersebut menginap dihotel, apabila tidak menginap dihotel maka akan
dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung dari lamanya penyewaan safe
deposit box. Safe deposit box ini terletak tidak hanya di dekat counter Front
Office tetapi umumnya juga tersedia didalam kamar.
Paging board
Paging board
adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di
restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya,
perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik
perhatian tamu.
Pigeon Hole
Berguna
untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan
ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh
seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini
Telephone
Telepon
berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi
untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.
Fax
machine/mesin fax
Fax
merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan dihotel, karena
pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan
relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan
surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.
Key drop box
Ketika tamu
tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci kamar di bagian
reception untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya kunci oleh orang
lain. Key drop box ini berupa kotak yang berada di counter dan diberi lubang
kecil untuk memasukan kunci yang dititipkan.
PABX
PABX
(Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang digunakan di bagian
operator telepon, alat ini berupa telepon yang terdiri dari tombol-tombol serta
dilengkapi dengan head set dan pengeras suara
untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel.
untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel.
Luggage
trolley
Lugagge
troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan
tamu yang jumlahnya relatif banyak, ada beberapa macam trolley yang dikenal
dengan bellhop, president, gemini.
Key encoder
machine
Alat ini
berguna untuk memprogram kunci kamar, cara penggunaan alat ini dengan memasukan
nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram sampai dengan
tanggal keberangkatannya,
alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu orang, jenis kunci yang dipergunakannya adalah unci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali
untuk tamu yang berbeda.
Credit card imprinterAdalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya
Electronic Data Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi credit imprinter ini, namun alat ini digunakan jika jalur/line EDC machine mengalami kerusakan.
alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu orang, jenis kunci yang dipergunakannya adalah unci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali
untuk tamu yang berbeda.
Credit card imprinterAdalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya
Electronic Data Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi credit imprinter ini, namun alat ini digunakan jika jalur/line EDC machine mengalami kerusakan.
EDC
(Electronic Data Capture) machine
Berfungsi
untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang digunakan kartu kredit.
Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh pihak bank dan bank akan
memberikan nomor persetujuan yang akan
tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui maka akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.
tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui maka akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.
c. Formulir
Penggunakan
formulir dibagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel, namun
kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda, ada formulir
yang digunakan di hotel satu namun
tidak digunakan dihotel lainnya, dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:
1. Registration form
2. Guest card
3. Meal coupon
4. Welcome drink card 100
5. Guest slip
6. Cash receipt
7. Reservation form
8. Reservation slip
9. Reservation of confirmation letter
10. Bellboy errand card
11. Luggage tag
12. Baggage claim check
13. Parking valet card
14. Change room or rate form
15. Sleep out form
16. Miscellanous form
17. Paid out form
18. Rebate form
19. Bellboy control sheet
20. Message form
21. Safe deposit box card
22. Guest history card
23. Foreign exchange form
24. VIP daily list
25. Today expected arrival list
26. Arrival list
27. Guest in house list
28. Departure list
29. No show list
30. Cancellation list
31. Group rooming list
32. Courtessy call list
33. Onward Reservation Form (for Hotel chain)
34. Incognito/Full Incognito Forms
35. Fruit/Flower Requisition Form
36. Guest Birthday Form
37. Towels Form (for Swimming Pool)
38. Taxi Card
tidak digunakan dihotel lainnya, dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:
1. Registration form
2. Guest card
3. Meal coupon
4. Welcome drink card 100
5. Guest slip
6. Cash receipt
7. Reservation form
8. Reservation slip
9. Reservation of confirmation letter
10. Bellboy errand card
11. Luggage tag
12. Baggage claim check
13. Parking valet card
14. Change room or rate form
15. Sleep out form
16. Miscellanous form
17. Paid out form
18. Rebate form
19. Bellboy control sheet
20. Message form
21. Safe deposit box card
22. Guest history card
23. Foreign exchange form
24. VIP daily list
25. Today expected arrival list
26. Arrival list
27. Guest in house list
28. Departure list
29. No show list
30. Cancellation list
31. Group rooming list
32. Courtessy call list
33. Onward Reservation Form (for Hotel chain)
34. Incognito/Full Incognito Forms
35. Fruit/Flower Requisition Form
36. Guest Birthday Form
37. Towels Form (for Swimming Pool)
38. Taxi Card