PERALATAN DAN FORMULIR KANTOR DEPAN

PERALATAN DAN FORMULIR KANTOR DEPAN

Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih

sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada
sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.

a. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis.

Front office counter

Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.

Room rack/rak status kamar

Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar & lantai kamar, untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guest slip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehinga
belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS (Out of Service) atau ONL (Occupied No Luggage)

Information rack

Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata
graha.

Reservation rack/rak pemesanan kamar

Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis tamu.

Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat

Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

b. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer

Komputer
Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang
ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel komputer yang digunakan banyak jenis nya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial,Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.

Bill rack

Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukung)nya, rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.

Safe deposit box

Safe deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga milik tamu seperti: passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitas penyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginap dihotel, apabila tidak menginap dihotel maka akan dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung dari lamanya penyewaan safe deposit box. Safe deposit box ini terletak tidak hanya di dekat counter Front Office tetapi umumnya juga tersedia didalam kamar.

Paging board

Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu.

Pigeon Hole

Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini

Telephone

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

Fax machine/mesin fax

Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan dihotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.

Key drop box

Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci kamar di bagian reception untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya kunci oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak yang berada di counter dan diberi lubang kecil untuk memasukan kunci yang dititipkan.

PABX

PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang digunakan di bagian operator telepon, alat ini berupa telepon yang terdiri dari tombol-tombol serta dilengkapi dengan head set dan pengeras suara
untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel.

Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak, ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.

Key encoder machine

Alat ini berguna untuk memprogram kunci kamar, cara penggunaan alat ini dengan memasukan nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram sampai dengan tanggal keberangkatannya,
alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu orang, jenis kunci yang dipergunakannya adalah unci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali
untuk tamu yang berbeda.

Credit card imprinterAdalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannya
Electronic Data Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi credit imprinter ini, namun alat ini digunakan jika jalur/line EDC machine mengalami kerusakan.

EDC (Electronic Data Capture) machine 

Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang digunakan kartu kredit. Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh pihak bank dan bank akan memberikan nomor persetujuan yang akan
tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui maka akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.

c. Formulir

Penggunakan formulir dibagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel, namun kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda, ada formulir yang digunakan di hotel satu namun
tidak digunakan dihotel lainnya, dengan kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:
1. Registration form
2. Guest card
3. Meal coupon
4. Welcome drink card 100
5. Guest slip
6. Cash receipt
7. Reservation form
8. Reservation slip
9. Reservation of confirmation letter
10. Bellboy errand card
11. Luggage tag
12. Baggage claim check
13. Parking valet card
14. Change room or rate form
15. Sleep out form
16. Miscellanous form
17. Paid out form
18. Rebate form
19. Bellboy control sheet
20. Message form
21. Safe deposit box card
22. Guest history card
23. Foreign exchange form
24. VIP daily list
25. Today expected arrival list
26. Arrival list
27. Guest in house list
28. Departure list
29. No show list
30. Cancellation list
31. Group rooming list
32. Courtessy call list
33. Onward Reservation Form (for Hotel chain)
34. Incognito/Full Incognito Forms
35. Fruit/Flower Requisition Form
36. Guest Birthday Form
37. Towels Form (for Swimming Pool)
38. Taxi Card

VALET PARKING

VALET PARKING

Parkir valet adalah kegiatan untuk memarkirkan kendaraan oleh petugas valet, sehingga tidak perlu lagi untuk pemilik kendaraan mencari tempat parkir yang luang tetapi sudah dilakukan oleh petugas valet parkir. Untuk itu pemilik/pengemudi kendaraan turun dari mobil di depan lobi pusat perbelanjaan, hotel, restoran, kantor dan menyerahkan mobil kepada petugas yang kemudian memarkirkan kendaraan. Pada saat selesai aktivitas di gedung yang bersangkutan pemilik tinggal menyerahkan kupon tanda terima mobil kepada petugas yang kemudian mengambil kendaraannya.

Biaya penggunaan valet

Untuk memarkirkan kendaraan oleh valet biasanya dikenakan biaya tambahan di samping tarif parkir yang diberlakukan (biasanya berdasarkan waktu). Biaya resminya tergantung kepada tempatnya, di Jakarta berkisar antara Rp 5000 sampai dengan Rp. 20 000.- ataupun lebih besar dari itu ditempat-tempat mewah seperti hotel bintang lima atau restoran mewah. Petugas valet biasanya masih diberi tip di luar tarip resmi. Tetapi ada juga tempat yang menyediakan valet gratis untuk menarik pengunjung terutama pada tempat-tempat yang ruang parkirnya terbatas atau tidak ada ruang parkir di depan kegiatan sehingga kendaraan harus diparkir jauh, untuk itu valet akan memarkirkan kendaraan pengunjung.

Efisiensi

Dengan adanya valet mobil bisa diparkir berdekatan dengan ruang bebas antar kendaraan yang lebih kecil serta tidak perlu menyediakan ruang untuk gang kendaraan, sehingga bisa meningkatkan efisiensi lahan parkir^[1], hanya saja petugas valet akan kerepotan untuk mengatur kendaraan yang keluar dari ruang parkir yang terparkir dibagian dalam lapangan parkir. Permasalahan yang terjadi dengan cara ini adalah waktu pelanggan valet menunggu kendaraannya diambil menjadi lebih lama.

Kemewahan

Parkir valet ini merupakan bagian dari kemewahan, dan merupakan gaya hidup khususnya kelompok menengah kea tas yang mengemudikan kendaraannya sendiri yang biasanya berupa mobil mewah/ mobil sport dan tidak punya waktu untuk mencari ruang parkir sendiri terutama di tempat-tempat yang ruang parkirnya terbatas. Di samping itu pintu dibukakan oleh petugas valet dan kadang-kadang disediakan fasilitas pencucian kendaraan, baik luar maupun dalam kendaraan.

Perusahaan penyelenggara valet

Pelaksanaan layanan valet dapat di-outsource kepada perusahaan penyelenggara valet^[2]. Perusahaan penyedia valet ini harus memperkerjakan petugas yang bisa mengemudikan semua jenis kendaraan, baik yang manual maupun automatik serta kendaraan-kendaraan mewah dengan baik, jangan sampai kendaraan tersebut tersenggol selagi memarkir kendaraan tamu ditempat parkir. Di samping itu kejujuran petugas valet sangat penting agar barang seperti telepon genggam, dompet atau barang-barang lain yang tertinggal di mobil tidak diambil oleh petugas valet, untuk itu sebelum mobil diserahkan kepada petugas valet sebaiknya diperiksa terlebih dahulu dan mengingatkan pemilik akan barang yang tertinggal di mobil.

Pelanggan perusahaan harus bisa memberikan pelayanan:

• Acara tunggal, seperti acara resepsi pernikahan baik di gedung atau dirumah, khususnya dirumah yang tidak terdapat tempat parkir memadai.
• Restoran atau bar
• Hotel
• Bandara, khususnya untuk penjemput atau parkir nginap.

10 KOTA DENGAN PARKIR TERMAHAL DIDUNIA

Guna mengatasi kemacetan di kota padat kendaraan, biasanya pemerintah setempat memberlakukan tarif parkir yang sangat tinggi. Tujuannya tidak lain agar pengguna kendaraan pribadi beralih pada angkutan umum.

Beberapa waktu lalu, Pemerintah Provinsi DKI Jakarta juga mewacanakan penerapan tarif parkir menurut zona. Tiap zona tarifnya akan dinaikkan bervariasi hingga lima kali lipat. Tentu saja langkah ini guna membatasi lalu lintas di pusat Ibukota.

Pembatasan kendaraan dengan menaikkan tarif 'gila-gilaan' sebenarnya sudah dilakukan beberapa kota surplus kendaraan. MSN Autos baru-baru ini merilis 10 kota dengan tarif parkir termahal dunia. Tidak hanya di Eropa dan Amerika, kota-kota di Asia juga telah menerapkan tarif parkir supermahal.

Berikut 5 dari 10 kota dengan tarif parkir termahal di dunia:

1. London
Anda bisa bangga tinggal di London, Inggris. Dekat dengan Istana Buckingham, dan Anda juga bisa melihat Big Ben, menara jam yang terletak di Gedung Parlemen di Westminster. Tapi Anda harus berfikir dua kali bila mengendarai mobil di sana.

Ya. Kota ini menerapkan tarif parkir termahal di dunia. Bayangkan saja, dalam sebulan parkir langganan di sana dikenai 578,87 pound sterling atau sekitar Rp8,3 juta.

2. Hong Kong

Hong Kong mungkin hanya sebagai daerah administratif Republik Rakyat China. Tetapi Hong Kong sebagai negeri persemakmuran Inggris menerapkan tarif parkir yang mirip dengan London.

Sebagai pulau yang lalu lintas keuangannya tinggi, Hong Kong termasuk kota yang sempit. Karena itu Hong Kong menerapkan tarif parkir langganan hingga Rp6,6 juta per bulan.

3. Tokyo

Kota metropolitan yang hyper-modern, Tokyo benar-benar ditata seefektif mungkin. 13 juta orang berdesakan tinggal di pusat kota dan 39 juta yang lain di pinggiran kota membuat Tokyo harus menjaga dari kemacetan.

Tak heran bila kota ini memasang tarif parkir Rp5,8 juta per bulan. Bahkan untuk tarif harian mencapai Rp773 ribu per kendaraan.

4. Roma

Mengemudi di Roma, Italia, adalah sebuah pengalaman yang sangat mengesankan. Anda bisa mengelilingi kota dengan keindahannya.

Tapi kalau untuk urusan parkir Anda harus merogoh kantong Rp5,4 juta dalam sebulan. Tidak murah bukan?

5. Zurich

Sangat mudah mengenang kota di Swiss ini. Kota yang dipenuhi dengan gedung-gedung kuno sebenarnya bukan tempat parkir ideal. Zurich tidak banyak memiliki tempat terbuka, seperti Australia. Tapi untuk urusan parkir, kota ini memasang tarif sangat tinggi, Rp5,35 juta per bulan.

6. Sydney
Kota di Australia ini menempati urutan keenam untuk urusan perparkiran. Bagaimana tidak, kota ini menerapkan tarif parkir langganan Rp5,2 juta per bulan per kendaraan.

7.Perth

Lagi-lagi Australia. Kota di Australia Barat ini menerapkan parkir yang sangat tinggi, meskipun penduduk di kota ini tidak lebih dari 7 ribu orang. Tarif parkir bulanan rata-rata di kota ini sekitar Rp5 juta.

8. Brussel

Ibukota Belgia ini menjadi salah kota termahal tarif parkirnya di planet ini. Bagaimana tidak, tarif parkir di sana Rp4,8 juta per bulan.

9. New York

New York adalah salah satu kota di negara bagian Amerika Serikat yang menerapkan tarif parkir cukup mahal. Tarif parkir langganan bulanan dibanderol Rp4,7 juta dan Rp358 ribu per hari.

10. Kopenhagen

Ibukota Denmark ini kota yang paling ramah lingkungan. 36 persen penduduk Kopenhagen pulang-pergi bekerja dengan sepeda. Penerapan tarif parkir yang sangat tinggi juga menjadi salah satu penyebab banyaknya masyarakat yang menggunakan sepeda. Bayangkan saja, tarif parkir langganan di sana mencapai Rp4,7 per bulan. Sedangkan tarif harian Rp372 ribu.

FOTO PENUTUPAN DIKLAT AKOMODASI PERHOTELAN TINGKAT MENENGAH 01 JUNI 2012 @PPPPTK JAKARTA